Número 38: Abril a junio de 2018

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Revista CEMCI - Número 38

Trabajos de Evaluación: La gestión documental electrónica y la custodia digital.

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La gestión documental electrónica y la custodia digital.

Pablo De la Rosa Esteban

Sumario

Introducción.

¿Qué es la gestión documental?

¿Hacia dónde está orientada la gestión documental?

Principales desafias.

- La superación de la separación.

- Elevar el suelo al techo.

- Identificación y firma.

Colectivos obligados

Cuestión de ubicación.

Del papel al documento electrónico.

Las notificaciones

1. INTRODUCCIÓN

En octubre de 2015 se han publicado novedades importantes en el campo del Derecho Administrativo que actualizan las funciones de la Administración pública y orientadas a implantar y reforzar la Administración electrónica. El BOE publicó la Ley 39/2015, de 1 octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Ambas leyes entraron en vigor el 2 de octubre de 2016, salvo determinadas que están previstas que entren en vigor en 2018.

La utilización de la tecnología de la información y la comunicación en la actividad administrativa plantea importantes retos para la dogmática jurídica, que aún no han sido debidamente resueltos. Si bien es cierto que con carácter general, su aplicación en la actividad administrativa constituye un signo característico de las actuales organizaciones públicas inicialmente justificado por la mayor eficacia que implica, no puede menos preciarse los inconvenientes y dificultades que conlleva su implementación.

Con la relativamente reciente Ley de 11/2007, de 22 de junio, para el acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se dio un paso decisivo para la incorporación de las nuevas tecnologías a la actividad administrativa en todas sus facetas y, en particular, en las comunicaciones con los ciudadanos.

La Ley de acceso electrónico establecía en su exposición de motivos que “el servicio al ciudadano exige consagrar su derecho a comunicarse con las Administraciones por medios electrónicos. La contrapartida de ese derecho es la obligación de éstas de dotarse de los medios y sistemas electrónicos para que ese derecho pueda ejercerse. Esa es una de las grandes novedades de la Ley: pasar de la declaración de impulso de los medios electrónicos e informáticos que se concretan en la práctica en la simple posibilidad de que algunas Administraciones, o algunos de sus órganos, permitan las comunicaciones por medios electrónicos que estén obligadas a hacerlo porque la Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a establecer relaciones electrónicas.

Sin embargo, los preceptos reguladores del procedimiento administrativo que recogía la ya derogada LRJPAC del 92 no se encontraba adaptada a la singular realidad que nos ofrece la informática y, singularmente, Internet, ya que responden a las exigencias de un procedimiento administrativo tramitado sustancialmente en soporte papel, aun cuando se hicieron reformas para lograr tal adaptación.

La ley de acceso electrónico contenía ya reglas jurídicas específicas que complementan la LRJPAC, a fin de adaptar las reglas generales de la actuación administrativa a la nueva realidad tecnológica, garantizando en todo caso los derechos y garantías jurídicas de los administrados.

Con la nueva Ley se pretende sistematizar toda la regulación relativa al procedimiento administrativo, que clarifique e integre el contenido de las citadas Ley 30/1992, y Ley 11/2007, de 22 de junio, y profundizar en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento electrónico. Todo ello revierte en un mejor cumplimiento de los principios constitucionales de eficacia y seguridad jurídica que deben regir la actuación de las Administraciones Públicas.

Ante todo hay que indicar que no se trata de establecer un procedimiento electrónico distinto del tradicional. El procedimiento administrativo común, aplicable tanto a la actuación administrativa en soporte papel como a la e-administración, es el regulado en la LPAC. La Ley de acceso electrónico sólo contiene adaptaciones exigidas por las especificidades de los soportes electrónicos, que se irán indicando en los distintos apartados del tema.

La principal novedad de la Ley 39/2015 es que ha pasado de un sistema en el que la relación por medios electrónicos con la administración era totalmente voluntaria para el ciudadano, a otro sistema en que la vía telemática se configura como preferente, estableciéndose el carácter obligatorio del acceso electrónico a la administración para determinadas categorías de personas. Así, el artículo 14 dispone:

1. Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El medio elegido por la persona para comunicarse con las Administraciones Públicas podrá ser modificado por aquella en cualquier momento.

2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

3. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

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La Revista CEMCI es una publicación trimestral del Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional, Agencia Pública Administrativa Local de la Diputación de Granada.

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