Número 30: Abril a septiembre de 2016

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Revista CEMCI - Número 30

Tribuna: Proyecto de simplificación administrativa, eficacia y eficiencia en los procesos administrativos locales.

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Proyecto de simplificación administrativa, eficacia y eficiencia en los procesos administrativos locales.

Patricia Molina Hernández

Sumario

La Administración Pública ante la simplificación administrativa

- La simplificación administrativa y la reducción de cargas

- Procesos y procedimientos no son sinónimos

- El marco normativo que alude a la simplificación, a la mejora continua y a la excelencia

- La simplificación administrativa y la gestión por procesos

La gestión por procesos en la Administración Local

- El modelo de gestión por procesos como impulso hacia la modernización

- Tipos de procesos en una organización

- La gestión por procesos no camina sola

Eficacia y eficiencia de los procesos

El proyecto de simplificación administrativa de los procesos

- La iniciativa y la formación del equipo

- Fases del proyecto de simplificación administrativa

Consideraciones finales

Bibliografía

1. LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ANTE LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

El proceso de simplificación administrativa es aquel que mejora la regulación procedimental que afecta a las relaciones entre Administración y administrados/as. En los últimos años distintos entes públicos se han ido sumando a la iniciativa de la simplificación que viene propulsada por la Unión Europea y por nuestro propio Estado. A pesar de las leyes en busca de la simplificación, la calidad y la excelencia, el ritmo de implantación en los distintos entes (tanto en la Administración General del Estado, en la Autonómica y en la Local) es irregular: en general todas las administraciones han tendido a simplificar o a reducir cargas administrativas de manera “informal” o “espontanea” fruto del propio avance tecnológico, de la necesidad de ahorro o por reproducción de otras experiencias exitosas; sin embargo se limitan los ejemplos de casos en los que la simplificación se ha hecho de forma expresa, respaldándose en un plan de modernización, o desde un departamento de calidad, o ligada a la gestión por procesos.

1.1. La simplificación administrativa y la reducción de cargas

El término de “simplificación” equivale a la «acción y efecto de simplificar», y “simplificar” es «hacer más sencillo, más fácil o menos complicado algo» . De esta forma la “simplificación administrativa” en las Administraciones Públicas (AAPP) hace referencia a las acciones encaminadas a hacer más sencilla, fácil o menos complicada el proceder de las mismas. Dado que en las AAPP predominan los procedimientos administrativos, se ha tendido a denominar también la “simplificación administrativa” como “simplificación de procedimientos”, sin ser en la práctica lo mismo, ya que la primera es un concepto más amplio que incluye tanto la simplificación de procedimientos, como de otros procesos que tienen lugar en el desarrollo de la actividad de las entidades, ya sea a nivel organizacional o vinculados a la prestación de servicios a la ciudadanía .

Por otro lado, cabe mencionar y distinguir las políticas de reducción de cargas administrativas que igualmente se han impulsado desde la Unión Europea. La reducción de cargas, a diferencia de la simplificación administrativa como tal, supone la disminución de obligaciones o cargas (de entrega de documentación o costes económicos) que el Gobierno o las AAPP imponen a la ciudadanía y a las empresas.

Ambos términos tienen en común el ánimo de hacer más ágil y sencillos los procedimientos y actividad pública. Sin embargo, hay que destacar que la simplificación administrativa va a incidir en la mejora de la eficacia y la eficiencia de la gestión, para mejorar tanto el servicio ofrecido a la ciudadanía como la organización interna de las entidades, mientras que la reducción de cargas trata de reducir los costes de los destinatarios de las normativas. De esta forma se podría realizar un proceso de reducción de cargas que no incluyese una simplificación administrativa.

Desde estas líneas se aborda el proyecto de simplificación administrativa en todas sus dimensiones, no sólo la simplificación de procedimientos, ni la reducción de cargas. Así mismo, se entiende que la simplificación, para incrementar su efectividad e impacto en las organizaciones, debe ser enmarcada en la gestión por procesos, como más adelante se especifica, con vistas a sumergirse en el ciclo de la mejora continua.

1.2. Procesos y procedimientos no son sinónimos

Cabe hacer un inciso para destacar la diferencia que existe entre proceso y procedimiento. Muchas veces estos términos son usados indistintamente, aunque acercándonos a ellos se ponen de relieve sus distintas acepciones.

Al hacer referencia a los “procesos” en una organización se hace referencia a un conjunto de actividades relacionadas, o en interacción, que transforman entradas en salidas; las salidas son posibles mediante el uso de unos recursos. Los procesos son por tanto dinámicos, flexibles, y se espera de ellos un resultado; se operan y gestionan (de ahí la “gestión por procesos”); están centrados en la satisfacción de los/as destinatarios/as (o ciudadanía u otras entidades en las Administraciones Locales, AALL) y de las partes interesadas. Las distintas actividades que tienen lugar en los procesos pueden ser realizadas en distintos departamentos de la organización. Por otro lado, el “procedimiento” es la manera específica de llevar a cabo una actividad o proceso concreto, formado de pasos estáticos para ejecutar tareas, siendo éste su fin último. Por tanto los procedimientos se implementan, y se centran en el cumplimiento de las normas. Al igual que los procesos, pueden estar formados de actividades a desarrollar en departamentos diferentes. Un proceso en una organización puede incluir uno o más procedimientos, y así mismo un proceso puede descomponerse en subprocesos.

Con respecto a la simplificación administrativa, es posible llevar a cabo el análisis, simplificación y mejora de procedimientos concretos de forma aislada y sin enmarcarse en la gestión por procesos, pero como se ha mencionado, la simplificación administrativa tiene un carácter más amplio.

1.3. El marco normativo que alude a la simplificación, a la mejora continua y a la excelencia

La simplificación administrativa donde situamos la gestión por procesos como clave y metodología de la simplificación, viene determinada por el contexto socio-económico y político. Las teorías de modernización y transformación de la Administración Pública se originan en los años 70, y más recientemente encontramos estudios de referencia y normativa que determinan y organizan el actual proceso de mejora de la simplificación.

En el panorama europeo, cabe destacar el compromiso de la Unión Europea con la Mejora de Regulación, Better Regulation, incluido como prioridad en la Renovada Agenda de Lisboa (2008-2010), para aumentar la competitividad y promover un crecimiento sostenible.

Por otro lado, informes como el Informe Mandelkern (2000) o el Libro Blanco de la Comisión sobre gobernanza europea (2001), supusieron una base para el desarrollo legislativo europeo. Y por último, en esta línea, el Consejo de Bruselas (marzo 2007) dio el impulso definitivo para posicionar la simplificación administrativa como línea de acción prioritaria en la política económica europea. En este consejo se acordó concretamente con respecto a España, que se debía reducir en un 25% para el año 2012 las cargas administrativas. También se aprobó el Programa de Acción de la Comisión Europea para la reducción de cargas administrativas. Igualmente se aprueba en Europa un Programa de Acción para la Mejora Regulatoria.

Siguiendo esta tendencia se aprueba en España el Plan de Reducción de Cargas Administrativas, centrado en liberar recursos para la inversión y el crecimiento de las empresas, su creación y disolución, y el impulso de la actividad empresarial en nuevos sectores o ámbitos geográficos. Se marcan dos líneas de trabajo: por una parte se pretendía reducir un 30% para el 2012, las cargas a empresas, en especial a las PYMES (y superar por tanto el objetivo marcado por la UE). Por otra parte, minimizar las cargas administrativas sobre las empresas en la normativa de 1 enero de 2009.

Para el logro de estos propósitos, la Administración General del Estado adopta el Modelo de Costes Estándar (SCM) para medir las cargas administrativas y poder cuantificar el ahorro, y pretende cada año aprobar un Real Decreto de Reducción de Cargas Administrativas, con propuestas de mejora y medidas de simplificación.

Así se establece en España, en octubre de 2012, la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas, denominada CORA, con vistas a lograr una administración más austera, útil y efectiva. El informe CORA incluye un gran número de medidas de reforma administrativa, actualmente en fase de ejecución.

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La Revista CEMCI es una publicación trimestral del Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional, Agencia Pública Administrativa Local de la Diputación de Granada.

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ISSN 1989-2470

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