Número 34: Abril a junio de 2017

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Revista CEMCI - Número 34

Trabajos de Evaluación: Visibilidad de las firmas en el documento administrativo electrónico, ley de transparencia y derechos de los interesados en el procedimiento.

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Visibilidad de las firmas en el documento administrativo electrónico, ley de transparencia y derechos de los interesados en el procedimiento.

Miguel Iglesias Martínez

Sumario

Introducción

Documento electrónico, copia electrónica auténtica y copia impresa del documento electrónico

Publicidad activa

Derecho de acceso a la información

Derechos de los interesados en un procedimiento administrativo

Efectos en los trámites de publicidad de los distintos procedimientos administrativos.

Bibliografía

1. INTRODUCCIÓN

Se tratará en el presente trabajo de analizar si existe confrontación con el derecho a la protección de datos de carácter personal del funcionario y autoridad el hecho de que aparezca visible el número de DNI y/o la rúbrica en los documentos firmados electrónicamente y sus efectos cuando el documento electrónico es objeto de acceso a la información o de publicidad activa a la luz de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIP).

Debemos partir con el artículo 5.3 de la LTAIP de que no debe aparecer visible el DNI de los firmantes en los documentos firmados electrónicamente que forman parte de un expediente, sino el cargo y el nombre y apellidos del firmante, y esto porque el referido artículo establece que, en materia de publicidad activa, serán de aplicación “en su caso” los límites al derecho de acceso a la información pública previstos en el artículo 14 y, especialmente, el derivado de la protección de datos de carácter personal, regulado en el artículo 15, en base a los que el criterio interpretativo CI/004/2015 de 23 de julio del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (CTBG) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), indicó que "respecto al DNI, corresponda éste a un persona de carácter público o una persona de carácter privado, se entiende que el conocimiento de este dato no es relevante a los efectos de alcanzar el objetivo de transparencia que preside la LTAIBG, toda vez que el mismo se cumple con la identificación realizada a través de la publicación de los nombres y apellidos y, en su caso, la identificación del acto de nombramiento de los firmantes que ocupan un cargo público en el marco de cuyas competencias firman el correspondiente contrato o convenio. Asimismo, debe tenerse en cuenta, por una parte, que este dato excede de la esfera pública de los firmantes, que es el criterio relevante que ha sido tenido en cuenta por la Ley para prever la publicación de información y, por otra, que su conocimiento por terceros podría incluso generar riesgos de suplantación de su identidad, especialmente en el ámbito de las transacciones electrónicas".

Intentaré en el presente trabajo analizar, a través del caso planteado, la diferencia entre publicidad activa, el derecho de acceso, derechos de los interesados en el procedimiento administrativo y efectos en los trámites de publicidad de los distintos procedimientos administrativos.

2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO, COPIA ELECTRÓNICA AUTÉNTICA Y COPIA IMPRESA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

El artículo 26 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC) establece que:

“1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: […]

e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos”.

Procede por tanto con carácter previo distinguir lo que la legislación vigente define como documento auténtico y válido en el procedimiento administrativo, el “documento electrónico”, de la “copia impresa del documento electrónico” y del documento electrónico auténtico.

En el documento administrativo electrónico constan datos que van más allá de los visibles en el papel impreso o incluso en la pantalla de nuestros ordenadores a simple vista, antes y después de proceder a su firma, y así, según la NTI de Documento Electrónico ¹ tiene los siguientes componentes: contenido, firma electrónica y metadatos mínimos obligatorios. La plataforma que presta servicios para la creación de firma electrónica, una vez firmado el fichero crea otro fichero con la firma que forma parte indisoluble del documento electrónico ² o incluye una estructura de firma en un espacio reservado dentro del documento que se firma.

La copia impresa del documento electrónico o la versión del documento electrónico que se procederá a imprimir para su notificación o comunicación postal debe incorporar el código seguro de verificación (CSV) de tal manera que permita comprobar su contenido en la sede electrónica, y ahí sí, veremos o deberíamos ver el documento electrónico en el que, con un programa de visualización o verificación de firmas, se incorporan los datos de la firma. De los datos de firma no podemos disponer los usuarios sobre su supresión/modificación mediante la edición simple del documento sino que son atributos de la firma que se incorporan al certificado por la entidad emisora del mismo (DNIe, FNMT, Cammerfirma, etc…). En cambio, en la copia impresa del documento electrónico es factible establecer con mayor facilidad cuáles son los datos que se muestran y en la visualización del documento antes de proceder a su firma electrónica también es fácil determinar qué datos serán visibles, el nombre, el cargo o incluso incluir un cuadro de firma con una rúbrica o en el que se incorporará la firma electrónica visible (y por tanto el DNI) u omitirlo, no obstante, el documento electrónico, sin perjuicio de lo que es visible a simple vista, una vez firmado electrónicamente incorpora la información de la firma que se hace visible a través del panel de la firma con un programa de visualización o verificación de firmas.

La copia electrónica auténtica es idéntica al documento electrónico original y no comporta cambio de formato ni contenido, por lo que tiene la misma eficacia jurídica que el documento electrónico original; son nuevos documentos electrónicos que incluirán total o parcialmente el contenido del documento sobre el que se expiden y que cumplirá con la NTI de Documento electrónico ³. El artículo 27 de la LPAC dispone que:

“1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado”.

[...]


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La Revista CEMCI es una publicación trimestral del Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional, Agencia Pública Administrativa Local de la Diputación de Granada.

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ISSN 1989-2470

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