Número 33: Enero a marzo de 2017

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Revista CEMCI - Número 33

Tribuna: La estructura organizativa como elemento clave en la planificación estratégica de los servicios municipales.

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La estructura organizativa como elemento clave en la planificación estratégica de los servicios municipales.

Silvia Busquets Montes

Sumario

Reflexión previa

¿Cuál es la misión del ámbito organizativo?

¿Qué servicios quiere prestar la organización?

¿De qué instrumentos de planificación y gestión dispone la organización?

- Organigrama

- Plantilla de personal

- Relación de puestos de trabajo

- Registro de Personal

- Oferta de Empleo Público

- Manual de procedimientos

- Manual de valoración de puestos de trabajo

¿Cuál es la mejor estructura para nuestra organización?

¿Se adecua la plantilla de personal a las necesidades organizativas?

¿Cómo se define el “qué” y el “cómo “en nuestra organización?

Conclusiones

Bibliografía

1. REFLEXIÓN PREVIA

Una estrategia organizacional es una dirección o guía para la acción, orientada hacia el futuro y que permite ir desde donde se está hasta donde se desea llegar. Mintzberg (1994) .

¿Todos los gestores públicos conocemos cuál es la estrategia de nuestra organización? ¿Cómo es posible gestionar los recursos humanos de una organización sin conocer hacia dónde queremos ir y cómo queremos llegar? ¿Cómo se prepara la estructura de una organización para hacer frente a unos objetivos que desconocemos? Lo primero que hay que tener claro es que todas las organizaciones deben pensar en términos estratégicos , decidir qué servicios quieren prestar y cuáles son sus objetivos. Sólo así podremos definir cuál es la estructura organizativa que necesitamos y contribuir a cumplir los objetivos definidos. Para trazar el camino a seguir, habrá que hacer un diagnóstico previo que conllevará la realización de un estudio en profundidad de nuestra propia organización y de su contexto. Estos resultados serán la base para la toma de decisiones técnicas, objetivas y coherentes con los objetivos establecidos. Esto puede implicar eliminar estructuras ya existentes o crear otras nuevas, pero, en todo caso, organizar exige tener claro, en relación a cada servicio que se cree de nuevo o bien que se reestructure, cuáles serán sus competencias, responsabilidades y funciones dentro de la organización y con qué puestos de trabajo las deberá llevar a cabo. En definitiva, hay que repensar la organización en clave de planificación estratégica: poniendo en relación los recursos de que disponemos con las necesidades futuras a las que tendremos que dar respuesta. Para ello, es necesario que las organizaciones tengan claros cuáles son los factores claves del éxito: la estructura organizativa y las personas que la conforman. Para lograrlo, nos faltan organizaciones más inteligentes, planificadas, racionales y eficientes; y, a la vez, disponer de herramientas que nos permitan tomar las decisiones acertadas.

El contenido de este artículo se vehicula formulando una serie de preguntas clave que es necesario que se haga cualquier director de recursos humanos de un ayuntamiento antes de tomar cualquier decisión.

2. ¿CUÁL ES LA MISIÓN DEL ÁMBITO ORGANIZATIVO?

La problemática organizativa no la podemos reducir a la racionalización de estructuras y a la definición de los procedimientos de las mismas, sino que nuestra misión debe centrarse en conseguir que estas estructuras se adapten, al máximo, a las necesidades de los servicios municipales que se quieren prestar y a cómo se quieren prestar.

Así pues, deberemos diseñar e impulsar unas estructuras que favorezcan la modernización y racionalización potenciando, a la vez, la eficacia y eficiencia de la gestión. Esto implica que las ideas de jerarquía y de competencia administrativas deben convivir con las de autonomía y responsabilidad del gestor.

Cuando analizamos las estructuras organizativas de los ayuntamientos, nos damos cuenta que están pensadas para cumplir con el procedimiento administrativo y la legalidad vigente como objetivo principal, sin pensar en que la razón de su existencia no debería limitarse aquí: evidentemente que hay que cumplir la legalidad, pero eso no nos debe hacer perder de vista la razón de ser de los entes locales. Sin embargo, a menudo, la realidad topa con organizaciones muy rígidas con poca capacidad de adaptación a un entorno cada vez más cambiante e impredecible.

La reorganización no se debe hacer "porque toca", por presiones externas o ajenas o por miedo. Demasiado a menudo, hay organizaciones que necesitan demostrar que las cosas han mejorado sencillamente cambiando u organizándose de manera distinta, cuando ni siquiera han reflexionado y analizado si lo que ya se estaba haciendo era lo correcto.

En otras numerosas ocasiones la tentación de mostrar que "se están haciendo cosas", lleva a implementar cambios organizativos, la mayoría de las veces, poco justificados. De ahí la importancia de basar los cambios en un análisis previo y dotarnos de herramientas de planificación que definan las acciones a emprender en base a las necesidades presentes y futuras detectadas en base a los objetivos fijados por la corporación.

Decíamos también que la estructura organizativa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a un entorno inmediato en cambio constante y dar respuesta a las necesidades de los ciudadanos, considerando de vital importancia la planificación estratégica en general y la planificación de recursos humanos en particular. La innovación y el emprendimiento toman un papel capital; y es que aquellas organizaciones que siguen aferradas a la rigidez y el inmovilismo, sin preguntarse por qué hacen las cosas de una determinada manera y no de otra, se convierten en estructuras obsoletas y vacías, donde la razón de ser es simplemente existir.

Es por este motivo que la dirección de recursos humanos debe ser considerada como un elemento clave en la organización, la gestión de la cual y las personas que la conforman son, en último término, vitales para emprender cualquier proyecto y para garantizar una buena prestación de servicios en el municipio.

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La Revista CEMCI es una publicación trimestral del Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional, Agencia Pública Administrativa Local de la Diputación de Granada.

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ISSN 1989-2470

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