Número 25: Enero a marzo de 2015

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Revista CEMCI - Número 25

Trabajos de Evaluación: La comunicación como instrumento gerencial.

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La comunicación como instrumento gerencial.

Jorge Velázquez Capel

Sumario

Introducción.

Los retos de la comunicación en el día de hoy.

Comunicación pública. Aproximación teórica y práctica.

Las teorías administrativas en relación con la administración.

La comunicación como motivador para las relaciones en las organizaciones.

Los servicios de comunicación con la ciudadanía de las administraciones públicas.

Gestión comunicacional en las administraciones públicas.

Como diseñar un plan de comunicación en el ámbito de las administraciones públicas.

La administración pública y la web 2.0.

Las redes sociales en las administraciones públicas.

Conclusiones.

Bibliografía.

1.- INTRODUCCIÓN

La palabra comunicación proviene del latín “comunicare”, que significa compartir. La Real Academia de la Lengua española define comunicar, entre otras acepciones, como “descubrir, manifestar o hacer saber algo a alguien”.

El estudio de las diferentes formas y métodos de la comunicación en el ámbito de las organizaciones comenzó a finales de los años setenta. Así, la comunicación se empezó a entender como el conjunto de actividades, habilidades y técnicas encaminadas a facilitar y agilizar la corriente de mensajes que se dan entre los componentes de una organización, o entre la organización y su entorno; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los receptores internos o externos de la organización.

Resulta claro que la comunicación agiliza el entendimiento entre gerentes y empleados, jefes de servicio y técnicos, políticos y ciudadanos. La comprensión y el estudio de la comunicación en un ente concreto son clave para conocer dicho ente.

La eficiencia gerencial requiere de una buena comunicación. Los gerentes deben entender la comunicación y entender los retos que esta implica. Sin embargo, comunicar eficazmente no es sencillo. Pensamos que no se requiere ningún talento o habilidad especial para comunicar pero esto no es así. De hecho, no faltan ejemplos de organizaciones en las que la comunicación no es clara y esto ha llevado a resultados desastrosos.

La comunicación organizacional es la comunicación aplicada a las organizaciones. En organizaciones de cualquier tipo y tamaño se da este tipo de comunicación ya que no es posible imaginar una organización sin comunicación. De este modo, podemos decir que la comunicación organizacional es aquella que comprende todos los mensajes que se intercambian entre los miembros de una organización y entre esta y el exterior.

Según GARY KREPS (1995), la comunicación organizacional "es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella". Para autores como Carlos Ramón Padilla la comunicación organizacional es "la esencia, el corazón mismo, el alma y la fuerza dominante dentro de una organización”. Definición un tanto poética de este autor.

La comunicación organizacional se encuentra presente en toda la organización e implica a todos los empleados, de ahí radica su importancia. Para los dirigentes es básica una buena comunicación organizacional con la finalidad de que queden claros los mensajes a transmitir así como queden definidas las posiciones de control en la organización. De igual modo, la comunicación en las organizaciones es la vía mediante la cual se pueden obtener datos acerca de la marcha de los planes y proyectos que se están llevando a cabo.

Todas las administraciones públicas gestionan información y la comunican a su entorno.

La administración municipal ha sido objeto de numerosos estudios, que han sido abordados desde múltiples perspectivas como la jurídica, la económica, la politológica o la comunicacional, entre otros ejemplos.

El principal objetivo de la administración municipal consiste en garantizar el interés público que tiene encomendado así como asumir y desarrollar las competencias que estas entidades ostentan. Resulta obvio el interés de los ciudadanos por las administraciones municipales, percibiéndolas como los entes más cercanos y accesibles para el ciudadano a diferencia de otras instituciones como la estatal y la europea, que tienen apariencia de lejanas en lo que a los problemas diarios se refiere. Así, existe una tendencia generalizada en atribuir a las entidades municipales la competencia sobre todas las actividades vinculadas, o próximas en cierta medida, a la vida local.

De este modo, los ciudadanos ven a los ayuntamientos como las entidades encargadas de velar por las necesidades colectivas de un área determinada así como por dar satisfacción de los intereses de una concreta población. Es por ello que los ayuntamientos se esfuerzan enormemente, con mayor o menor acierto, por transmitir a los ciudadanos mensajes en donde quede de manifiesto la gestión que se esta realizando.

Es por ello que la comunicación pública, en este sentido, es la herramienta mediante la cual los diferentes equipos de gobierno explican y justifican sus decisiones, legitimando, en cierto modo, la labor que se esta llevando a cabo. Queda, de este modo, puesta de manifiesto la importancia que la comunicación pública tiene de cara a la ciudadanía.

De este modo, toda organización debe tener muy presente que la comunicación, en el sentido de transmitir fuera de ella la gestión, logros y decisiones que se adoptan, es uno de los elementos esenciales a tener muy en cuenta.

No obstante, para que los flujos de comunicación (in –out) de la organización funcionen adecuadamente, es necesario que la comunicación interna (in – in) funcione de modo adecuado. Es imposible conseguir homogeneidad en lo transmitido si todos los responsables, empleados y personal en general de la organización no conocen la línea estratégica a seguir en relación a un asunto en concreto.

De este modo, el público objetivo receptor de los mensajes de comunicación interna transmitidos son todos los empleados de la organización. El capital humano es y debe ser el principal activo de toda organización al ser imprescindible para lograr los objetivos pretendidos. De esta manera, resulta imprescindible hacer a los empleados participes de la organización, de sus objetivos y fines, al objeto de conseguir que todos estén involucrados en la consecución de los objetivos.

En concreto, la comunicación interna puede desempeñar determinadas funciones específicas:

  • Informar sobre los fines y objetivos de la organización a todos sus miembros.
  • Facilitar el proceso de adopción de decisiones.
  • Motivar.
  • Armonizar intereses contrapuestos.
  • Proyectar una imagen hacia el exterior.
  • Desencadenar el cambio interno.

Así, resulta obvio que la comunicación facilita el entendimiento entre responsables y empleados de la organización y que, según el tipo y las formas en que dicha comunicación se realice, tendrá unos u otros resultados.

SCHEINSOHN (1993) afirmó que “la comunicación es un hecho fundante de las relaciones en las organizaciones, las cuales se entablan, mantienen y fomentan a través de ella”.

De este modo, el objetivo del presente trabajo es estudiar ambas formas de comunicación (interna y externa) en las organizaciones, haciendo especial hincapié en la comunicación en el seno de las administraciones públicas partiendo del supuesto de que para que exista una buena comunicación externa es indispensable que se haya realizado una buena e intensa labor de comunicación interna.

2.- LOS RETOS DE LA COMUNICACIÓN EN EL DÍA DE HOY.

A día de hoy, la comunicación se ha convertido en uno de los elementos esenciales de cualquier organización, es la parte constituyente y dinámica.

La comunicación externa en las Administraciones Públicas es una herramienta más para la consecución de los objetivos de esta que son; crecimiento de la organización, fortalecimiento de la misma, afianzamiento en la sociedad y, como no, publicidad tanto a nivel de gestión como a nivel institucional. La comunicación interna en las administraciones, por el contrario, se orienta a la consecución de objetivos, a la coherencia en la transmisión de los mensajes y a involucrar todo lo posible a los integrantes de la misma en los proyectos y acciones que se desarrollen.

Entiendo que la administración busca con la comunicación objetivos productivos para ella misma más que para el individuo, a diferencia de la comunicación entre individuos. De esta manera, establece directrices y normas que dirigen el comportamiento de las personas hacia unos determinados objetivos de mantenimiento de la organización, es por este motivo que establece normas de funcionamiento y ejecución que apuntan a la consecución de los objetivos anteriormente expuestos de la forma más rentable posible.

Es por todo ello que podemos decir que la comunicación en la administración, en lugar de primar los aspectos psicológicos de la condición humana, prima los medios y la elaboración de los mensajes para la elaboración de sus fines.

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Revista CEMCI

La Revista CEMCI es una publicación trimestral del Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional, Agencia Pública Administrativa Local de la Diputación de Granada.

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ISSN 1989-2470

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